Déclaration relative à la protection des données à caractère personnel dans le cadre de « Mon Espace » de la Région wallonne

Le Secrétariat général du Service public de Wallonie (SPW) respecte vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles et, dans ce cadre, agit conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 [1] (RGPD) ainsi qu'aux dispositions de la réglementation nationale sur la protection des personnes physiques en matière de traitement des données à caractère personnel.

Lisez la présente déclaration pour en savoir plus sur la façon dont vos données à caractère personnel sont collectées et traitées dans le cadre du portail « Mon Espace ».

Le SPW met à disposition du citoyen et des entreprises le portail « Mon Espace » dans une démarche de simplification administrative et de dématérialisation des procédures. La création d’un compte sur « Mon Espace » est libre.

Définition

Une donnée à caractère personnel c’est toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, c'est-à-dire susceptible d'être identifiée, directement ou indirectement.

Par exemple : un nom, une photo, une adresse postale, une adresse courriel, un numéro de téléphone, un matricule interne, une adresse IP, un identifiant de connexion informatique, etc.

Traitement des données à caractère personnel

Qui est le responsable du traitement ?

Le Secrétariat général du Service public de Wallonie (SPW), dont le siège social est situé Place de la Wallonie, 1 à 5100 Namur et dont le n° d’entreprise est 0316.381.138, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de Mon Espace.

Système d’authentification sur Mon Espace

Lorsque vous souhaitez créer un compte dans Mon Espace, vous devez vous identifier électroniquement. Il est procédé à une vérification de votre identité au moyen du système d’authentification et de connexion CSAM qui est géré par le Service public fédéral Stratégie et Appui – DG Transformation Digitale.

Vous pouvez trouver des informations sur le système d’authentification et de connexion à Mon Espace ainsi que la politique de confidentialité du Service public fédéral Stratégie et Appui – DG Transformation digitale.

Quelles sont les données à caractère personnel collectées et utilisées par le portail Mon Espace ?

Mon Espace permet la création de profils :

  • Un profil « Citoyen »
    Les données à caractère personnel que le SPW collecte directement ou indirectement par le portail Mon Espace sont reprises dans le tableau ci-dessous.

  • Un ou plusieurs profils « Professionnels »
    Les données d’identification de la personne morale sont issues de la Banque Carrefour des Entreprises (B.C.E).
    La page « Contact » vous permet de communiquer les données suivantes : nom, prénom, adresse courriel et téléphone.
Tableau des données personnelles utilisées par le portail Mon Espace

 

Mon profil (Espace citoyen/professionnel)

Données

Modifiable

 

1

Données de votre compte

  • Numéro de registre national
  • Nom
  • Prénom
  • Adresse courriel de création du compte

Non

Ces données sont récupérées automatiquement lorsque vous vous connectez à votre compte dans Mon Espace via le système d’authentification CSAM du SPF Stratégie et Appui

2

Données de votre profil privé

  • Civilité
  • Date de naissance
  • Adresse légale

Non

Ces données sont directement issues du registre national et ne sont pas modifiables

  • Téléphone
  • Téléphone mobile
  • Adresse courriel
  • Avatar

Oui

Ces données sont communiquées par l’utilisateur

3

Données de votre profil professionnel

  • Téléphone
  • Téléphone mobile
  • Adresse courriel
  • Avatar

Oui

Ces données sont communiquées par l’utilisateur

 

 

Données de contact (Espace professionnel)

Données

Modifiable

 

1

Données d'une « personne de contact » pour l'entreprise

  • Civilité
  • Nom
  • Prénom
  • Fonction
  • Téléphone
  • Téléphone mobile
  • Fax
  • Adresse courriel

Oui

Données communiquées librement par le gestionnaire de l'espace « professionnel »

 

Pourquoi sont-elles utilisées ?

Vos données personnelles identifiés ci-dessus sont utilisées au sein de « Mon Espace » pour :

  • gérer administrativement votre compte,
  • communiquer sur les fonctionnalités proposées par « Mon Espace »,
  • pré-remplir les champs pertinents des formulaires liés à vos démarches administratives,
  • permettre aux services du SPW de vous communiquer des informations relatives aux démarches administratives réalisées via votre compte « Mon Espace ».

En créant un compte sur Mon Espace vous consentez à ce que le SPW collecte et traite vos données à caractère personnel pour les finalités décrites ci-dessus.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Les données relatives à votre compte sont conservées dans Mon Espace aussi longtemps que votre compte reste actif.

Peuvent-elles être transférées vers des tiers ?

« Mon Espace » est un guichet unique qui facilite l’accès à des formulaires électroniques ou à d’autres applications informatiques gérées par le Service public de Wallonie.

Les données relatives à votre compte, ainsi que toute autre information ou donnée à caractère personnel que vous échangez avec les services administratifs compétents, sont collectées et gérées par ces services, dans leurs applications propres et sous leur responsabilité, pour la gestion de vos démarches administratives et pour les finalités auxquelles sont soumis ces traitements, notamment en vertu d’une loi, d’un décret ou d’un règlement ou sur pied d’une mission d’intérêt public.

Elles ne pourront être transmises à des tiers au SPW que si cela s’avère nécessaire pour atteindre ces finalités et traiter votre demande Nous vous renvoyons aux déclarations vie privée propre à chaque démarche administrative afin de connaître les finalités et modalités spécifiques des traitements réalisés par ces services administratifs.

Quelles mesures sont prises concernant la sécurité de l’information ?

Les données relatives à votre compte sont conservées dans un espace de stockage sécurisé tant que votre compte est actif dans Mon Espace.

Le responsable du traitement des données à caractère personnel prend les mesures de sécurité requises pour protéger vos données personnelles contre

  • la destruction,
  • la modification involontaire,
  • l’accès non autorisé
  • ou tout autre traitement non autorisé.

Quels sont vos droits par rapport aux données ?

  • Vous pouvez directement consulter vos données personnelles utilisées par le portail Mon Espace en vous rendant sur « Mon profil ».
  • Que faire si vous constatez une erreur dans vos données ?
    • Si c’est une donnée modifiable (identifiable par une icône crayon), vous pouvez mettre à jour ces données vous-même.
    • Si c’est une donnée non modifiable, vous pouvez exercer votre droit à la rectification auprès du Délégué à la protection des données (dpo@spw.wallonie.be).

Vous avez également le droit de demander la désactivation de votre compte Mon Espace (et éventuellement le reactiver plus tard). Pour désactiver votre compte, veuillez suivre la procédure renseignée dans la gestion de votre profil. La désactivation de votre compte Mon Espace n’entrainera toutefois pas l’effacement des données traitées par le SPW pour la gestion administrative de dossiers vous concernant.

Pour toutes questions, commentaires, problèmes ou plaintes concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou l’exercice des droits que vous confère le Règlement général sur la protection des données, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données du SPW via courriel : dpo@spw.wallonie.be

Votre demande devra éventuellement être accompagnée d’un scan ou d’une copie recto-verso de votre pièce d’identité.

Gestion des cookies et données statistiques

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un fichier texte émis par le serveur de Mon Espace. Il s’inscrit sur le disque dur de votre ordinateur ou de votre appareil mobile (GSM ou tablette) sans avoir accès à aucune information.

Le cookie se compose en général du nom du serveur de Mon Espace, d’une date d’expiration et d’un code chiffré unique. C’est ce code qui permet de reconnaître votre navigateur chaque fois que vous vous connectez à Mon Espace. 

Les cookies mémorisent vos préférences et permettent ainsi d’accélérer vos futures navigations et visites dans Mon Espace.  

Les informations collectées et stockées dans un cookie sont supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à la finalité poursuivie.

Quels sont les cookies utilisés par Mon Espace ?

Les différents cookies utilisés peuvent être consultés ici (voir tableau ci-dessous).

i. Les cookies techniques

Mon Espace utilise des cookies techniques qui n'impliquent aucune donnée personnelle. L’utilisation de ces cookies est indispensable pour vous permettre de naviguer sur Mon Espace et d’accéder à certaines fonctionnalités de base. Ils assurent notamment une connexion correcte et sécurisée à Mon Espace.

ii. Les cookies de mesures d’audience

Mon Espace utilise également l’outil de mesure d’audience « Matomo ».

Cet outil permet :

  • d’évaluer la performance de Mon Espace sous forme de statistiques,
  • de mieux comprendre le comportement de ses utilisateurs,
  • d’utiliser des cookies pour collecter des informations et générer des rapports sur les statistiques d'utilisation de Mon Espace (sans que les utilisateurs individuels soient identifiés personnellement).

Les principales données collectées et conservées sont :  

  • votre adresse IP (dans laquelle les 3 derniers chiffres sont masqués),
  • le nombre de pages visitées,
  • le moment et la durée de votre visite,
  • votre zone géographique,
  • l’origine de votre visite,
  • le type de hardware et de software utilisés,
  • l’interaction visiteur
  • votre historique de recherche.

Comment les désactiver ?

En naviguant sur Mon Espace, vous acceptez l’utilisation des cookies énumérées dans le tableau ci-dessus. Vous avez toutefois le choix de les paramétrer lors de votre première connexion à Mon Espace.

Si vous ne souhaitez pas utiliser ces cookies, vous pouvez les désactiver, les bloquer et même filtrer leur installation sur votre ordinateur, GSM ou tablette. Sachez toutefois qu’il est alors possible que vous ne puissiez pas accéder ou utiliser toutes les fonctionnalités de Mon Espace.

Pour les désactiver, les bloquer ou filtrer leur installation, il vous suffit de modifier les paramètres de confidentialité de votre navigateur internet.

La configuration de chaque navigateur est différente. Voici un aperçu de la procédure à suivre pour les navigateurs Internet les plus courants :

Pour les autres navigateurs, rendez-vous au niveau de la rubrique « aide » de votre navigateur ou sur le site de son éditeur. 

Pouvez-vous introduire une réclamation et/ou un recours ?

Si vous estimez que le SPW n’a pas traité vos données à caractère personnel conformément à la réglementation en vigueur, vous avez également le droit d’introduire une demande de médiation ou une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données via courriel à : contact@apd-gba.be

Date de la dernière modification : 04.06.2021

Nom

Utilité

Durée

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Session

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Session

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Ce cookie spécifie si l'utilisateur a autorisé les cookies

+/- 47 ans

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Ce cookie spécifie l'ID de la langue de l'utilisateur pour pouvoir lui reproposer lors d'une prochaine visite.

+/- 47 ans

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Ce cookie stocke l'ID de la session de l'utilisateur et est utilisé pour identifier l'utilisateur connecté au sein du service de formulaire.

Session

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Session

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Session

     

LFR_SESSION_STATE_20159 (le suffix peut varier d'un environnement à l'autre)

Ce cookie permet de stocker la date et heure de la dernière action réalisation par l'utilisateur sur la partie publique de Mon Espace. Cette information est utilisée à titre informatif.

Session

LFR_SESSION_STATE_256144 (le suffix peut varier d'un environnement à l'autre)

 Ce cookie permet de stocker la date et heure de la dernière action réalisation par l'utilisateur. Cette information est utilisée pour contrôle l'expiration de session de l'utilisation en cas d'inactivité et donc son logout.

Session

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Session

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1 an et 1 mois

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6 mois

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30 min